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El papel de la PMO

Lecciones aprendidas: un comienzo para la gestión del conocimiento en las organizaciones

Jueves, 27 de Abril, 2017

Por Mercedes Martínez, profesora del Master en Project Management de EAE Business School

En el ámbito de la dirección de proyectos es frecuente hacer referencia al término “lecciones aprendidas” como una manera de recoger el conocimiento adquirido en un proyecto determinado y trasladarlo a otros proyectos o actividades de una organización. Sin embargo, no siempre acudimos a las lecciones aprendidas cuando necesitamos acceder a dicho conocimiento. ¿Por qué?

En primer lugar, no todas las organizaciones incorporan en sus procedimientos internos la tarea de recopilación de lecciones aprendidas. Aún cuando existen, es frecuente que el proceso no se realice de manera adecuada ya que los miembros del equipo habitualmente están más pendientes de su próxima asignación que de hacer un análisis retrospectivo y extraer conclusiones.

En segundo lugar, y aunque hoy día se dispone de gestores documentales y diversas herramientas para almacenar la información adquirida, la forma en que ésta se organiza y se indexa a menudo hace difícil su localización y consulta por otros equipos. El volumen de información disponible hace aún más difícil determinar dónde o cómo buscar.

El resultado es que muchas organizaciones no son capaces de aprender de su propia experiencia, y en consecuencia no anticipan riesgos que son previsibles, vuelven a cometer los mismos errores, o “reinventan la rueda” una y otra vez. Todo ello tiene un impacto directo en los costes y en los tiempos de ejecución de los proyectos, y por tanto, en la productividad de la organización.

Una de las funciones de las Oficinas de Proyecto puede ser precisamente esta: actuar como medios de trasmisión del conocimiento adquirido de un proyecto a otro. Cuando se tiene un punto de referencia único al que acudir, es más fácil que esa transferencia de conocimiento se produzca, y además, tenderá a producirse de modo bidireccional. Es decir, un proyecto recibirá información de otros proyectos pero, a su vez, proporcionará nueva información al repositorio de lecciones aprendidas de la compañía, con lo que se favorecerá el “aprendizaje organizacional”.

La función de las Oficinas de Proyecto como gestoras de conocimiento favorece la formalización de la captura de información como un proceso más del proyecto;  contribuye a discernir la información a almacenar, ya que no todo el conocimiento adquirido tiene la misma relevancia, y además el conocimiento se almacena de acuerdo a unos criterios homogéneos que facilitarán su posterior localización.

Asimismo, una Oficina de Proyecto puede jugar un papel importante en la transferencia del conocimiento tácito dentro de la organización, poniendo en contacto a personas de distintas áreas o departamentos, y favoreciendo la trasmisión de esos conocimientos que están ligados a la experiencia y son difíciles de codificar.

El conocimiento es un activo estratégico para cualquier organización. Es lo que les permite distinguirse de las demás, lo que las hace únicas, más competitivas, siendo un elemento clave para la mejora de la productividad y para la creación de nuevo conocimiento y la innovación.

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