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El papel de un buen jefe de proyecto

Una de sus grandes cualidades es predecir conflictos y aportar soluciones

Jueves, 30 de Marzo, 2017

Por Gabriel Pazos Morantes, profesor del Máster en Project Management de EAE Business School

Los empleos gestionados por proyectos están en alza en nuestro país y la figura del Project Manager o director de proyectos juega un papel relevante en este panorama. La experiencia y la formación son las principales componentes que permiten progresar en esta disciplina.

El control de tres variables fundamentales es la clave para el buen desarrollo de un proyecto: el tiempo, el coste y el alcance. Pero,  existen también otras que pueden ser determinantes a la hora de llevar a buen puerto un proyecto; por ejemplo, una mala gestión de los recursos humanos es una de las mayores causas de error en su ejecución.

Muchos proyectos requieren la participación de personas de diversos departamentos y, en algunos casos, personas externas a la empresa. Esto no debe ser un impedimento para trabajar de forma coordinada y en equipo en cualquier tipo de proyecto. Al igual que en los más pequeños, el jefe de proyecto debe gestionar los recursos humanos con criterios objetivos y propiciando la colaboración, el entendimiento y una efectiva comunicación en todo momento. En especial para los equipos multidisciplinares y ubicados en diferentes localizaciones es importante tener un plan de trabajo bien establecido que incluya la comunicación constante a través de herramientas de colaboración y dando seguimiento a la ejecución a través de métricas y dashboards visibles para todo el equipo. Es fundamental que la visión del proyecto sea compartida y transmitida a todos los miembros para que exista una verdadera atribución de todos. Igualmente, tener el apoyo de los sponsors y transmitir ese mensaje a toda la organización es de suma importancia para garantizar el éxito. Una vez más, una de las principales misiones del jefe de proyecto debe ser la coordinación de estos equipos orientándolos al beneficio general.

En la vida de un proyecto nos encontraremos con múltiples dificultades y riesgos: retrasos en las entregas, cambios en el alcance, sobrecostes inesperados, etc. La descoordinación y el solapamiento de actividades son problemas que deben predecirse con anterioridad y una de las grandes cualidades del responsable es anteponerse a estas situaciones; debe ir un pasito por delante y estar preparado para aportar soluciones. Asimismo, debe ser una persona muy integrada en la organización capaz de identificar si en otras áreas de la empresa existen problemas y/o soluciones similares con las cuales se podrían establecer sinergias y colaboraciones. De nuevo, la cooperación y comunicación abierta son clave para garantizar la eficiencia.

Un buen jefe de proyecto debe ser un líder, una persona que transmita y motive a su equipo para actuar en beneficio general, debe tener habilidades de comunicación y establecer una correcta gestión de la información a todos los niveles. Además, es de suma importancia saber liderar las expectativas, opiniones del equipo y los stakeholders, así como definir una adecuada  planificación de todos los procesos.

Por último,  es muy importante destacar el cierre del proyecto, entendiéndose como todas aquellas tareas y actividades destinadas a su consecución final. No se limita a la entrega de los deliverables, el producto final o la facturación, sino a establecer todas aquellas lecciones aprendidas y experiencias que ayudarán a seguir creciendo como profesionales, a ser mejores directores en el próximo proyecto y, en definitiva, a generar nuevos proyectos exitosos para la compañía.

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