Actualidad

Gemma Segura: “Las empresas colaborativas son más humanas que tecnológicas”

Vie, 05/20/2016 - 00:00

Gemma Segura, profesora de EAE Business School, ha ofrecido a los alumnos una nueva sesión del Programa Enfocados. En esta ocasión, el título de la conferencia ha sido “Creación de entornos de colaboración”.

La experta en consultoría y coaching ha explicado cómo la economía colaborativa debe llevarse también a las organizaciones y equipos de trabajo donde la confianza y el poder de la colaboración deben ser fundamentales. Optimizar y agilizar la comunicación interna, lograr una mayor vinculación con la empresa o que sea tratada como innovadora, son algunas de las ventajas que se han ensalzado de las organizaciones que trabajan bajo modelos de entornos colaborativos.

En cuanto a casos prácticos, los alumnos han podido aprender distintos programas y modelos que están llevando a cabo empresas líderes en su sector como Vodafone, Oracle, ONO, Endesa y Correos.

Hablamos con Gemma Segura para conocer más sobre los entornos de colaboración:

¿Todas las empresas pueden tener un modelo de entornos de colaboración o solo las digitales?
Los entornos de colaboración en cualquier empresa no tiene tanta relación con la tecnología como con la visión de la propia organización. Empresas que desean convertirse de verdad en empresas donde el poder de la colaboración, la confianza y el centrarse en querer resolver los problemas de las personas y los equipos forma parte del ADN de la misma. Por eso no es un modelo para todos, ni se trata de generar un espacio web. Se trata de estar preparado y eso significa querer.

Se trata de un cambio organizacional (que no tecnológico) con un fuerte componente de voluntad personal, con un increíble potencial de la colaboración que permite transformar la manera en la que trabajan las empresas. Entornos que están permitiendo que las personas puedan conectarse, compartir y colaborar desde cualquier ubicación, con cualquier persona y en cualquier lugar.

En realidad, las empresas colaborativas son más humanas que tecnológicas. Podemos contar con el mejor software del mercado, pero si los usuarios no generan contenido y disponen de un entorno de trabajo mejor, habremos malgastado nuestro presupuesto.

¿Por qué resultan atractivas estas empresas?

Por diversos motivos, pero los principales beneficios para las empresas se centran en tres grandes bloques.
Comunicación sin barreras, donde todos los miembros de la compañía pueden comunicarse de una manera mucho más accesible y sencilla e interactuar entre ellos de manera directa.

Colaboración más eficiente, a través de plataformas sociales corporativas puede compartirse todo tipo de información y documentos con el fin que estos sean accesibles a todo el mundo y, por tanto, poder colaborar mutuamente.

Incremento de la productividad, al tratarse de herramientas de colaboración accesible para todos, en la que se pueden encontrar todo tipo de documentos de la compañía que pueden ir modificándose por cada uno de ellos. Se incrementa la productividad de las personas tanto en el desarrollo de un proyecto como en la búsqueda de información.

• Optimización de la comunicación interna de la empresa: mejora de la comunicación.
• Agilización de las relaciones y comunicaciones.
• Mayor vinculación de las personas con la empresa y de las personas en los equipos.
• Mayor sentimiento de pertenencia y permanencia en la empresa.
• Reducción de las distancias entre la dirección y los equipos.
• Mayor transparencia en la toma de decisiones y acciones realizadas.
• Fomenta la colaboración interna.
• Poner a disposición de los interesados en el proyecto la información relevante.
• Reducir costes.

En cuanto a los cambios generaciones, ¿se nota diferencias en empresas con entornos colaborativos? ¿Están más dispuestos a colaborar los que pertenecen a la generación Y o Z?

Por tipos de comportamiento ante los entornos de colaboración y comunicación, existen algunas diferencias entre ambas generaciones. Los millennials (generación Y) valoran más la experiencia en la comunicación y están más acostumbrados a los entornos móviles y multicanal, pero la generación Z se mueve mejor en entornos social media, como las redes sociales. En cuanto a la dinámica de los entornos, los millennials prefieren entornos gamificados, con soluciones que permitan jugar mientras trabajan o aprenden.

Otro dato importante es que la generación Z muestran mayor espíritu emprendedor y consideran que son más creativos y abiertos de mira. Pero al mismo tiempo, valoran las relaciones personales (entornos ofline) mucho más que los millennials, así como la honestidad en las relaciones profesionales. Finalmente, los millennials valoran entornos de trabajo donde el bienestar y la felicidad son más importantes que el dinero.

Así que hay que tener en cuenta todos los perfiles con los que cuenta una empresa, para poder ofrecer espacios y entornos de colaboración a la medida de todos.

¿Quién es el encargado de llevar a cabo este cambio y de implantarlo dentro de la empresa?

Lo mejor es que sea una labor interdisciplinar y multiequipos, porque es necesaria la presencia de todos los equipos en la definición inicial, donde el equipo de tecnología deberá trabajar al servicio de los objetivos de la organización, para ofrecer soluciones que sean atractivas.
El equipo de comunicación interna y de recursos humanos serán quienes liderarán y gestionarán los entornos en el día a día. Pero para el correcto y adecuado funcionamiento es necesaria la implicación de la alta dirección.

Tradicionalmente, lo que ahora llamamos entornos colaborativos, han sido plataformas tecnológicas diseñadas desde la perspectiva de la tecnología y los sistemas, implementadas desde los departamentos de IT y gestionadas teniendo en el punto de mira a la organización y sus necesidades, no a las personas y sus potencialidades. Por eso los resultados han sido siempre pobres. Es momento de asumir que esto no es una cuestión de Sistemas, sino de Ecosistemas.

Ecosistemas en los que, además, pueden (deben) participar y convivir, los expertos (consultores, analistas, asesores…) en disciplinas que, tradicionalmente, vienen trabajando para las organizaciones de manera vertical, sin apenas relación e interacción entre sus respectivas especialidades: tecnología – formación – procesos – desarrollo de negocio – investigación de mercados – marketing y comunicación – social media, etc.

Un ecosistema suena más complicado que una plataforma. Así es, es más complicado, pero más rico, estimulante y productivo para todos.

¿Qué dificultades o errores suelen cometer las empresas a la hora de hacer el cambio?

Existen algunas barreras, más que errores, que hay que tener en cuenta. Me refiero a aspectos como:

• La sensación de propiedad que tienen algunos directivos sobre su equipo y responsabilidades.
• La falta de confianza en el resto de equipos y/o el resto de la organización.
• Una marcada cultura de competencia interna.
• Una inexistente visión del largo plazo.
• La cultura del secretismo.
• Una estructura organizativa basada en los organigramas jerarquizados y compartimentados.
• La falta de inversión para construir y mantener los entornos tecnológicos y las acciones.
• Las prioridades no alineadas a nivel global en toda la empresa.
• Demasiada seriedad.

¿Solo son las empresas más grandes las que se pueden permitir implantar entornos de colaboración y programas que fomenten a ello?

Al final, ¿qué significa ser grande o pequeño? ¿La antigüedad, el volumen de negocio, el volumen de ingreso, el volumen de clientes? Lo que parece claro es que las empresas con mayor nivel de ingresos y/o beneficios y las empresas tecnológicas, lo tienen más claro porque han sabido visualizar los beneficios. Pero muchas veces ser grande (años en el mercado, especialmente) se convierte en un freno para poder plantear los cambios de forma rápida. Pero no podemos generalizar.

Es evidente, entonces, que cualquier empresa puede apostar por los entornos de colaboración, sin importar su tamaño, sector o actividad. Todo se basa en querer.

Algunos datos de diferentes estudios sobre el tema exponen que:

• Los negocios más maduros socialmente están tomando impulso gracias a la aplicación de las herramientas sociales y la tecnología a objetivos de negocio concretos.
• Cuando una gran organización dice que quiere colaborar, lo que realmente quiere es desarrollar con mayor eficiencia su organización interna. Y son más propensas a compartir con compañeros de su misma ubicación geográfica o a través de reuniones cara a cara.
• En organizaciones más pequeñas, colaborar sí significa hacerlo con personas externas. En estas organizaciones es más probable que se aprovechen funcionalidades como el intercambio de archivos.

¿Es importante la medición para saber si los empleados están contentos con este nuevo entorno y si es efectivo?

La medición es básica e imprescindible. Aquello que no conocemos no lo podemos mejorar. Así que es imprescindible disponer de indicadores de seguimiento y monitorización para poder evaluar tanto el propio entorno de colaboración como las diferentes acciones que se van desarrollando. Se trata de disponer de datos que permitan medir el impacto, el seguimiento y la satisfacción de todas las acciones que se desarrollan en el entorno de colaboración, así como todas aquellas acciones relacionadas.

Añadir nuevo comentario: