El papel de la PMO
27 de Abril de 2017
27 de Abril de 2017
Por Mercedes MartĆnez, profesora del Master en Project Management de EAE Business School
En el Ć”mbito de la direcciĆ³n de proyectos es frecuente hacer referencia al tĆ©rmino "lecciones aprendidas" como una manera de recoger el conocimiento adquirido en un proyecto determinado y trasladarlo a otros proyectos o actividades de una organizaciĆ³n. Sin embargo, no siempre acudimos a las lecciones aprendidas cuando necesitamos acceder a dicho conocimiento. ĀæPor quĆ©?
En primer lugar, no todas las organizaciones incorporan en sus procedimientos internos la tarea de recopilaciĆ³n de lecciones aprendidas. AĆŗn cuando existen, es frecuente que el proceso no se realice de manera adecuada ya que los miembros del equipo habitualmente estĆ”n mĆ”s pendientes de su prĆ³xima asignaciĆ³n que de hacer un anĆ”lisis retrospectivo y extraer conclusiones.
En segundo lugar, y aunque hoy dĆa se dispone de gestores documentales y diversas herramientas para almacenar la informaciĆ³n adquirida, la forma en que Ć©sta se organiza y se indexa a menudo hace difĆcil su localizaciĆ³n y consulta por otros equipos. El volumen de informaciĆ³n disponible hace aĆŗn mĆ”s difĆcil determinar dĆ³nde o cĆ³mo buscar.
El resultado es que muchas organizaciones no son capaces de aprender de su propia experiencia, y en consecuencia no anticipan riesgos que son previsibles, vuelven a cometer los mismos errores, o "reinventan la rueda" una y otra vez. Todo ello tiene un impacto directo en los costes y en los tiempos de ejecuciĆ³n de los proyectos, y por tanto, en la productividad de la organizaciĆ³n.
Una de las funciones de las Oficinas de Proyecto puede ser precisamente esta: actuar como medios de trasmisiĆ³n del conocimiento adquirido de un proyecto a otro. Cuando se tiene un punto de referencia Ćŗnico al que acudir, es mĆ”s fĆ”cil que esa transferencia de conocimiento se produzca, y ademĆ”s, tenderĆ” a producirse de modo bidireccional. Es decir, un proyecto recibirĆ” informaciĆ³n de otros proyectos pero, a su vez, proporcionarĆ” nueva informaciĆ³n al repositorio de lecciones aprendidas de la compaƱĆa, con lo que se favorecerĆ” el "aprendizaje organizacional".
La funciĆ³n de las Oficinas de Proyecto como gestoras de conocimiento favorece la formalizaciĆ³n de la captura de informaciĆ³n como un proceso mĆ”s del proyecto;Ā contribuye a discernir la informaciĆ³n a almacenar, ya que no todo el conocimiento adquirido tiene la misma relevancia, y ademĆ”s el conocimiento se almacena de acuerdo a unos criterios homogĆ©neos que facilitarĆ”n su posterior localizaciĆ³n.
Asimismo, una Oficina de Proyecto puede jugar un papel importante en la transferencia del conocimiento tĆ”cito dentro de la organizaciĆ³n, poniendo en contacto a personas de distintas Ć”reas o departamentos, y favoreciendo la trasmisiĆ³n de esos conocimientos que estĆ”n ligados a la experiencia y son difĆciles de codificar.
El conocimiento es un activo estratĆ©gico para cualquier organizaciĆ³n. Es lo que les permite distinguirse de las demĆ”s, lo que las hace Ćŗnicas, mĆ”s competitivas, siendo un elemento clave para la mejora de la productividad y para la creaciĆ³n de nuevo conocimiento y la innovaciĆ³n.