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Reuniones, ¿cantidad o calidad?

Las reuniones de una organización deberían servir para analizar, debatir y decidir

Martes, 24 de Octubre, 2017

Por Jordi Vilá, director del Máster en Desarrollo Directivo, Inteligencia Emocional y Coaching

Cuando se plantea este tema de cantidad o calidad, la respuesta sería “la calidad está en la cantidad justa y en su duración”, es decir, las reuniones están para poder debatir, analizar y tomar decisiones.

Por poner un ejemplo, estuve trabajando como facilitador para una compañía industrial en la que cada mañana tenía lugar una reunión junto a la máquina del café, una reunión cuya duración rara vez excedía de los 15 minutos y en la que estaban presentes el Director Técnico, el de Producción, Calidad, Mantenimiento, Jefe de turno saliente y el entrante.

¿Motivo?, contrastar la viabilidad de la producción del turno, las dificultades que habían existido en el turno de noche y las previsibles para el turno de día, decidiendo en la reunión si se modificaba o se mantenía la planificación de la jornada.

Como veis, algo sencillo y de puro sentido común, en la que no faltaba ni sobraba nadie, puesto que todo el mundo tenía algo que aportar.

En un tiempo en que parece que la importancia de un puesto de trabajo radica en el número de reuniones a las que asiste, esto es auténtico aire fresco, ya que lo que se busca es la máxima eficiencia de las personas y sus responsabilidades.

He tenido clientes en los que las quejas por el número de reuniones, que no les aportaban nada, era notable y viceversa, sabían que no iban a aportar nada y no entendían por qué habían sido convocados.

Las reuniones de una organización deberían servir para analizar, debatir y decidir, algo que significa un conocimiento previo de la temática a tratar, es decir, una orden del día enviada previamente y trabajada por los participantes a fin de ser efectivos, un compromiso con una escucha activa y profunda de los colegas y un compromiso firme con las decisiones que allí se tomen.

No se trata de que sean muchas o pocas, se trata de que sean las justas, apoyadas por informes concretos, conversaciones telefónicas o correos electrónicos que ayuden a avanzar sin necesidad de invertir el tiempo en reuniones que pueden no ser más que una pérdida de tiempo.

Aprendí de uno de los jefes que admiré que, a las reuniones, se venía con los temas preparados, que los teléfonos se dejaban al personal de soporte y que el tiempo asignado era el justo y necesario, sin necesidad de extenderlo por el simple hecho de hacerlo.

Resulta inútil tener una reunión “porque toca”, mejor aplazarla hasta que tengamos la información necesaria y entonces enfocarnos en ser realmente productivos, nuestra salud y la cuenta de resultados lo agradecerán.

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