La guĆa definitiva para llevar la contabilidad de un club deportivo
18 de Julio de 2020
18 de Julio de 2020
La contabilidad de un club deportivo tiene que regirse a partir de lo que establece el Plan General de Contabilidad de 2007. Eso sĆ, conviene disponer de unas nociones en gestiĆ³n deportiva para no tener problemas ante la AdministraciĆ³n; aquĆ dispondrĆ”s de la informaciĆ³n para ello.
El primer aspecto que has de tener en cuenta es que la contabilidad se puede gestionar de dos maneras distintas. En clubes grandes o con un organigrama profesionalizado, a travĆ©s de un tesorero que tenga contables a su servicio. Cuando se trata de una entidad pequeƱa, es ideal que la Junta Directiva y el tesorero deleguen esta funciĆ³n en una gestorĆa.
En todo caso, la profesionalizaciĆ³n de los clubes obliga a tomar nuevas decisiones. AdemĆ”s, la legislaciĆ³n es mĆ”s estricta que antaƱo y obliga a monitorizar la actividad. Esto supone un coste adicional, pero tambiĆ©n mĆ”s obligaciones legales que no se pueden soslayar.
Sea como fuere, sĆ hay una serie de elementos que se tienen que considerar y que dependen de empleados o directivos del club. Al fin y al cabo, no ser experto en contabilidad no implica desconocer unas pautas mĆnimas. Estos son los aspectos mĆ”s relevantes:
1. Comprueba que tienes todos los libros que exige la ley
La legislaciĆ³n obliga a que dispongas de una serie de libros obligatorios que pueden ser consultados por las autoridades. Es relevante que lo sepas para tomar decisiones que, a la larga, influirĆ”n decisivamente.
Los libros que se tienen que incluir son los de Socios, Actas y los de Contabilidad (Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Mayor y Registro de Voluntarios). Esta informaciĆ³n no es negociable y tiene que estar a disposiciĆ³n de la AdministraciĆ³n. Huelga decir que estos documentos deberĆan estar disponibles cuando el club inicie su andadura.
En consecuencia, y como principio general, comprueba que dispones de estos documentos. Si alguno de ellos falta, probablemente tendrƔs problemas.
2. Registra con factura todos los movimientos
Los movimientos econĆ³micos que realice la entidad tienen que estar siempre justificados. Esto significa que tienes que contar con la factura de todas las compras o ventas que realices. Esta pauta te permitirĆ” facilitar los movimientos.
Un descuadre siempre es problemĆ”tico en cualquier entidad, pero mucho mĆ”s en estas entidades. Por lo tanto, es conveniente registres hasta la compra mĆ”s pequeƱa, tambiĆ©n con tickets. No es necesario ser un experto, pero sĆ convendrĆ” que guardes todos los documentos justificativos.
Lo ideal es que, al final de mes, incluyas esta informaciĆ³n para que el responsable de hacer balances la utilice. Esta es la operativa mĆ”s inteligente.
3. Comprueba las variaciones patrimoniales
Las variaciones patrimoniales son relevantes porque se tendrĆ”n que incluir en los libros de contabilidad. Si has comprado o vendido patrimonio del club, eso deberĆa constar en la informaciĆ³n contable. Esta informaciĆ³n tiene un gran valor a nivel contable, pero tambiĆ©n fiscal.
Por otra parte, recuerda que las amortizaciones son otro elemento relevante. Aunque el tesorero o el contable deberĆan realizar este trabajo de oficio, si tienes maquinaria propia, coches u otros bienes depreciables, tienes que hacerlo constar. Esto evitarĆ” sanciones que pueden resultar muy costosas.
La idea es que la contabilidad refleje el valor real del patrimonio del club. En consecuencia, conviene que seas estricto en este aspecto.
4. Clasifica las facturas
La clasificaciĆ³n de las facturas no es un asunto baladĆ, porque te puede hacer ahorrar tiempo y evitar problemas con Hacienda cuando liquides impuestos.
En primer lugar, tienes que recordar que hay facturas y recibos exentos de IVA. Por otra parte, cuando tienes que pagar una factura con IVA, conviene que compruebes cuĆ”les son los tipos de gravamen que corresponden en cada caso. Esto te permitirĆ” evitar problemas a la larga por fallos en las interpretaciones. No en vano, los bienes o servicios que adquieras tienen un valor distinto, asĆ como los que comercialices tĆŗ.
Lo cierto es que la clasificaciĆ³n de las facturas es un trabajo necesario, de ahĆ que deberĆas hacerlo previamente. AsĆ ahorrarĆ”s tiempo y se lo ahorrarĆ”s al encargado de hacer la contabilidad.
5. Realiza comprobaciones mensuales
Las comprobaciones mensuales son un complemento de lo que se ha indicado anteriormente. Un club deportivo que tenga una cierta actividad se encontrarƔ con varias facturas al mes. Lo mƔs sensato, en estos casos, es hacer comprobaciones mensuales.
Por otra parte, la confecciĆ³n del balance es una operaciĆ³n dinĆ”mica. Esto implica, por ejemplo, que no deberĆas esperar al final del ejercicio para realizarla. Si vuelcas la informaciĆ³n todos los meses y la vas actualizando, las posibilidades de cometer errores se reducirĆ”n. La ventaja de trabajar asĆ es que podrĆ”s corregir los descuadres antes.
Es importante que recuerdes que el objetivo final es perder menos tiempo y dinero. Al final, una buena administraciĆ³n tiene que ver con estas cuestiones.
6. Presenta los balances en tiempo y forma
La presentaciĆ³n de los balances en tiempo y forma es una obligaciĆ³n legal y tienes que supervisarla. Recuerda que los documentos que hay que presentar son los siguientes:
Declaraciones de IVA: en el caso de que se realicen actividades econĆ³micas, hay que presentar las correspondientes liquidaciones de IVA.
Impuesto de Sociedades: desde el aƱo 2015, es obligatorio presentar el impuesto si se considera que el club tiene una actividad econĆ³mica. Es relevante, sin embargo, seƱalar que esto no implica tener que pagar.
Balance contable: el balance contable anual es un aspecto fundamental porque lo solicita la AdministraciĆ³n.
ConciliaciĆ³n bancaria: la conciliaciĆ³n bancaria es obligatoria, incluso en los pequeƱos clubes. Cuando se convoque Asamblea General, hay que hacer un resumen de ingresos y gastos y hacerlos constar.
Cuenta de pĆ©rdidas y ganancias: la cuenta de pĆ©rdidas y ganancias es necesaria a partir de un determinado volumen de ingresos. Cuando se realice una actividad econĆ³mica regular, se tiene que hacer constar.
Hay que seƱalar que los clubes deportivos pueden o no generar una actividad econĆ³mica. En el segundo caso, estarĆ”n obligados a pagar impuestos.