12 de Junio de 2020
La organización de eventos deportivos requiere de una planificación minuciosa para que sea exitosa. A continuación, te detallamos las pautas para gestionar eventos de manera rentable y competitiva, tanto si se trata de un evento benéfico, como de otro tipo.
Un evento deportivo profesional tiene una complejidad que variará dependiendo de la disciplina. En cualquier caso, sí hay algunos aspectos comunes que se pueden aplicar habitualmente.
1. Realiza una planificación con un timing predeterminado
Lo primero que has de tener claro es la fecha y cuánto tiempo te va a llevar la preparación. Si no estableces un timing de forma predeterminada, irás a ciegas y eso es lo último que te puedes permitir. En un evento, planificar correctamente los tiempos es uno de los factores que más condicionará el éxito del proyecto.
Como principio general, es mejor que te sobre tiempo a que te falte.
Por supuesto, esa planificación debería incluir un Business Plan o documento equivalente. Esa hoja de ruta te permitirá captar inversores, pero también, conocer los pasos que hay que dar.
2. Elige el deporte y los participantes que requerirá
La disciplina en la que transcurra el evento es fundamental por varias razones. En primer lugar, porque tendrás que adaptarte a la infraestructura que necesitas. Por otra parte, porque, en algunos casos, la fecha estará vinculada a las posibilidades del momento. Finalmente, porque tendrás que determinar cuál es el nivel de ingresos al que aspiras.
La elección del deporte está unida a unas expectativas previas en cuanto al nivel de los participantes. Esto supone, por ejemplo, que tendrás que decidir si buscas organizar un evento de deporte de élite o de un perfil más bajo. Evidentemente, en ocasiones esta decisión vendrá dada por las posibilidades que tengas.
3. Determina la ubicación
La ubicación del evento se hace imprescindible por varios motivos. Los más importantes son las posibilidades del lugar en cuanto a logística, las expectativas de ingresos y la cooperación de las instituciones públicas. Todos estos elementos son fundamentales para decantarse por un lugar u otro, aunque el más importante es la posibilidad de negocio.
Una ubicación poco atractiva generará problemas a la larga. Por lo tanto, es conveniente que puedas elegir con criterio antes de iniciar las gestiones correspondientes.
4. Realiza un presupuesto
El presupuesto tiene que estar incluido en el Business Plan u hoja de ruta. Saber cuánto va a costar la organización del evento es uno de los principales puntos. Lo mejor es ser realista a la hora de abordar este punto. A largo plazo, será lo mejor para todas las partes implicadas.
El presupuesto que determines puede tener desviaciones, pero, incluso, esta cuestión debería calcularse bien. Al fin y al cabo, se trata de evitar problemas graves.
5. Promueve actividades paralelas
La promoción de actividades paralelas es otra de las posibilidades para mejorar ingresos. Algunos eventos como La Vuelta a España basan su negocio, precisamente, en esos patrocinios o juegos que se organizan en las localidades que visitan. En función de la dimensión del evento, puedes plantearte esta posibilidad de negocio.
Las actividades paralelas que se organizan pueden ser de varios casos. Es posible organizar una caravana publicitaria, un concurso, etc. También puedes, dependiendo del lugar, alquilar espacios para puestos de venta.
6. Inicia acciones de promoción
Las acciones de promoción son importantes, puesto que dan a conocer el evento y lo popularizan. Ahora bien, es cierto que, en función de la dimensión del mismo, se hará hincapié en unos procedimientos u otros. La idea es que todo aquel interesado en el tema sea conocedor de la organización y que, así, pueda decidir.
Los eventos locales suelen funcionar mejor con medios convencionales y con el boca a boca. En un evento con aspiraciones globales habrá que centrarse más en el uso de redes sociales y publicaciones especializadas.
7. Negocia con los medios de comunicación la cobertura informativa y retransmisión
La información sobre el evento es fundamental, antes, durante y después. Las acciones de promoción tienen que incluir notas de prensa para dar a conocer el evento o vídeos promocionales. Por otra parte, hay que negociar los derechos de transmisión cuando sea necesario, aunque también se puede optar por medios como el streaming o Facebook Live. La idea, como se ha dicho antes, es que nadie deje de conocer que se celebra el evento.
Lo ideal es mantener una relación fluida con los medios de comunicación para facilitar el trabajo. Esto, a la larga, permitirá marcar la diferencia en la organización.
8. Haz un seguimiento del cumplimiento de la planificación
El seguimiento tiene que realizarse durante el proceso de planificación. Más que nada, porque esto te permitirá saber si vas en la buena dirección o si, en cambio, hay algo que tienes que cambiar. Por lo tanto, junto con la planificación tienes, también, que establecer un proceso de evaluación continua.
La organización de un evento, sobre todo si es de una cierta magnitud, implica la existencia de un staff. No ha de extrañar, pues, que haya que intercambiar impresiones con frecuencia con el equipo, para saber qué tal está funcionando.
9. Acepta los imprevistos
Hay que asumir que en la organización de eventos deportivos hay imprevistos. Esto implica, en primer lugar, que has de tener la capacidad de dar respuesta a cada situación. Esto no tiene que significar que haya un error en la organización de tu evento. A veces, hay cambios a tiempo que nos sirven para evitar problemas mayores.
10. Realiza un balance de cumplimiento de objetivos
Una vez que se ha celebrado el evento, hay que analizar cómo ha funcionado y si se han cumplido las expectativas. No en vano, esto servirá para hacer una evaluación y, sobre todo, para plantearse el futuro. Es posible que quieras repetirlo o no, o si lo repites buscarás otras fórmulas para alcanzar el éxito. De todas formas, es importante hacer esta evaluación a posteriori.