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¿Qué es el cronograma de un evento deportivo?
15 de Julio de 2020
15 de Julio de 2020
El cronograma de un evento deportivo es fundamental para el buen desarrollo de este, y es importante que lo conozcas si vas a organizar un evento deportivo. El cronograma de un evento deportivo, bien utilizado, es una herramienta sumamente útil para que tengas éxito. Esto hace que sea necesario organizarse mejor para así aprovechar al máximo el tiempo y los recursos.
El cronograma de un evento deportivo es una herramienta de planificación que sirve para conocer cuáles son las tareas a realizar en un timing determinado. Este documento suele estar al alcance de las personas encargadas de la organización de un evento deportivo.
Los cronogramas pueden utilizarse en varios formatos, tanto tradicionales como digitales. La idea es disponer de una información puntual para que cada uno sepa qué debe hacer y cuándo. El resultado es que, a la larga, será mucho más fácil monitorizar los procesos organizativos de cualquier evento, independientemente de su complejidad. Es importante señalar que este documento sirve para todo tipo de eventos de disciplinas deportivas.
La estructura de los cronogramas es muy sencilla porque tiene un eje de actividades y otro temporal. Esta es la información de la que hay que disponer:
Eje de actividades
El eje de actividades incluye la información de las tareas a realizar. Esta información es imprescindible y se pueden añadir tantas actividades como sean necesarias. Para ello, tiene que haber una disposición vertical para facilitar la lectura. Una de las ventajas de esta estructura es que podrás personalizar la cantidad de información que quieres incluir sin mayor problema.
Un detalle importante es que sepas elegir de antemano las actividades a utilizar. Recuerda que un cronograma debería ser una guía de planificación y a que, a ser posible, no se debería modificar. Aunque puedes realizar una reasignación, esto normalmente crea problemas y obliga a rehacer el cronograma desde el punto en que se haya incumplido.
Eje temporal
El eje temporal hace referencia al timing de las tareas que hay que realizar. La idea es que haya un calendario completo de tareas desde que se inicia la planificación hasta que se realiza el evento, o incluso después. El cronograma puede ser de días, semanas, meses e incluso años. En cualquier caso, y para que sea funcional, lo más recomendable es que se ajuste a la realidad.
Los responsables que preparen un eje temporal han de tener claro cuánto va a durar la planificación. Lo cierto es que, sin esa información, es imposible hacer el cronograma. Cuando llegue el momento de hacer este calendario, es importante tener en cuenta este aspecto.
La utilización de un cronograma es muy útil por varios motivos. No ha de extrañar que sea común en todo tipo de eventos deportivos hoy en día, sobre todo cuando son complejos. Estos son los más importantes que has de considerar:
1. Asignación de funciones
La asignación de funciones es un aspecto fundamental, máxime cuando trabajan varias personas en el proyecto. Esto se puede conseguir utilizando distintos colores para marcar las fechas o nombres. El resultado es que, fácilmente, cada quién sabrá qué es lo que tiene que hacer. La ventaja añadida es que ahorrarás tiempo a la hora de dar órdenes a cada persona del equipo.
Uno de los problemas recurrentes en cualquier organigrama es, precisamente, el solapamiento de funciones. Con este documento, que puede ser digital, se podrá consultar en todo momento a quién corresponde cada tarea.
2. Control del timing
Controlar el timing es fundamental para no quedarse atrás ni incumplir plazos. El cronograma es especialmente útil porque no solo atribuye responsabilidades, sino que, también, establece un horizonte temporal. Esto permitirá supervisar fácilmente la evolución del cumplimiento de las tareas y realizar correcciones.
La planificación está siempre sujeta a un horizonte temporal, sea este mayor o menor. Por lo tanto, no ha de extrañar que sea conveniente disponer de esta información.
3. Asignación correcta de recursos
Los cronogramas pueden tener una información variable y, según su extensión, entrar más o menos en detalle. Lo que sí es cierto es que, si entendemos que los recursos son un capital humano, es crucial prestar atención a que estos se asignen lo mejor posible.
Uno de los problemas habituales en la planificación de eventos es no saber aprovechar bien las capacidades disponibles. Este documento redundará en la posibilidad de organizarse mejor.
4. Definición clara de objetivos
Las tareas, para ser exitosas, tienen que estar asociadas al cumplimiento de un objetivo. Una de las virtudes del cronograma es que aquí los podrás asignar, incluyendo una fecha de concreción. No en vano, has de tener en cuenta que este es uno de los elementos más importantes si quieres tener éxito organizando cualquier evento.
La indefinición de objetivos es una situación que puede provocar que toda la planificación sufra. Esa es una buena razón para utilizar el cronograma porque podrás ordenar mejor. Eso sí, los objetivos tienen que ser los que consten en el Business Plan.
El principio general que deberías seguir como organizador es el de no complicar las tareas más de lo estrictamente necesario. Por lo tanto, solo hay que usarlo cuando te vaya a compensar utilizarlo.
En segundo lugar, no está de más señalar que este modelo es especialmente interesante cuando trabajas con grandes equipos. Hay eventos complejos en los que muchas personas participan. Si el organigrama es complejo, el cronograma se va a hacer imprescindible para trabajar en condiciones.
Por otra parte, hay que señalar que este tipo de documentos se pueden utilizar para la organización de eventos concretos o para organizaciones complejas. Este es uno de los motivos que hacen que sea un método de planificación muy flexible.